Política de Protección de Datos Personales
Conforme a la Ley Núm. 172-13 · Última actualización: 15 de septiembre de 2026
1. Responsable del tratamiento
MAFASOF, S.R.L., NIT 131-46269-3, con domicilio en Calle Antonio Maceo 201, Borbón II, Suite 403, Colombia, operadora de Zymera (zymera.mafasof.com) y ZyFact (zyfact.mafasof.com).
- Ejercicio de derechos y consultas: info@mafasof.com
- Responsable de protección de datos: llajara@mafasof.com
- Teléfono y WhatsApp: +1 (849) 506-9686
2. Marco legal
Tratamos los datos personales conforme a la Constitución de la Colombia (derecho a la intimidad y acción de hábeas data), la Ley Núm. 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley Núm. 32-23 de Facturación Electrónica y su Reglamento (Decreto 587-24), y las demás normas tributarias, laborales y de salud aplicables.
3. Nuestros dos roles
- Responsable del tratamiento de los datos de las cuentas de nuestros clientes (usuarios, representantes y contactos), de la facturación de las suscripciones y de las solicitudes de soporte.
- Encargado del tratamiento de los datos que nuestros clientes (los negocios) registran en Zymera sobre sus propios clientes, proveedores, empleados y pacientes. En esos casos tratamos los datos solo por instrucción del negocio y para prestarle el servicio; el negocio es responsable de contar con la base legal para ello.
4. Datos que tratamos
| Categoría | Datos | Origen |
|---|---|---|
| Identificación y cuenta | Nombre, correo, teléfono, cédula, cargo, contraseña (almacenada con hash) | El titular al registrarse |
| Datos del negocio | Razón social, NIT, dirección, sucursales, representante | El negocio |
| Datos fiscales | Comprobantes emitidos y recibidos: NIT o cédula, nombre y correo del comprador, montos e impuestos | El negocio |
| Datos operativos | Clientes, proveedores, ventas, inventario y contabilidad | El negocio |
| Datos laborales | Empleados, salarios, aportes a la seguridad social y cuentas bancarias para nómina | El negocio empleador |
| Datos de salud (solo módulo Clínica) | Historial clínico de pacientes | El centro de salud contratante |
| Datos técnicos | Dirección IP, navegador, registros de acceso y de auditoría | Uso de la plataforma |
| Soporte | Contenido de tickets, mensajes y consultas al asistente | El titular |
Los datos de salud son datos sensibles: solo se tratan cuando el centro de salud contrata el módulo correspondiente, con acceso restringido por rol.
5. Finalidades y base legal
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Prestar el servicio contratado: ventas, inventario, contabilidad, nómina y emisión de comprobantes fiscales electrónicos (Factura electrónica) a través de ZyFact | Ejecución del contrato |
| Enviar las facturas electrónicas a la DIAN y conservar la información fiscal durante el plazo legal | Obligación legal |
| Seguridad, prevención de fraude y auditoría de accesos | Interés legítimo y obligación legal |
| Soporte técnico y comunicaciones del servicio | Ejecución del contrato |
| Comunicaciones comerciales | Consentimiento, revocable en cualquier momento |
No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas. No vendemos datos personales.
6. Consentimiento
Al registrarse, el titular acepta esta política de forma expresa. Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento, sin efecto retroactivo, escribiendo a info@mafasof.com.
7. Destinatarios y transferencias
| Destinatario | Motivo | Ubicación |
|---|---|---|
| Dirección General de Impuestos Internos (DIAN) | Envío obligatorio de comprobantes fiscales electrónicos, a través de ZyFact | Colombia |
| Amazon Web Services | Alojamiento, base de datos y almacenamiento | Estados Unidos |
| Proveedor de correo electrónico | Envío de notificaciones, códigos y documentos | Según el proveedor |
| PayPal | Cobro de suscripciones pagadas con PayPal (no recibimos los datos de la tarjeta) | Estados Unidos |
| Entidades bancarias | Confirmación de las suscripciones pagadas por transferencia | Colombia |
| Anthropic PBC | Asistentes de ayuda con inteligencia artificial (solo el texto de la consulta y los datos que el usuario incluya en ella) | Estados Unidos |
| Autoridades competentes | Requerimiento legal o judicial | Colombia |
Transferencia internacional: la plataforma se aloja en servidores de Amazon Web Services en los Estados Unidos. Exigimos a nuestros proveedores medidas de seguridad equivalentes o superiores a las de esta política. Al aceptarla, el titular consiente esta transferencia, necesaria para prestar el servicio.
8. Conservación
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Comprobantes fiscales y datos fiscales | 10 años, o el plazo mayor que exija la normativa tributaria |
| Datos de la cuenta y operativos | Mientras la cuenta esté activa y hasta 90 días después de cancelada |
| Registros de auditoría y de acceso | Mínimo 12 meses |
| Datos laborales | Durante la relación con el negocio y el plazo que exija la legislación laboral y de seguridad social |
Vencidos los plazos, los datos se eliminan o anonimizan de forma segura.
9. Medidas de seguridad
- Comunicaciones cifradas con HTTPS/TLS.
- Contraseñas almacenadas con hash bcrypt, nunca en texto plano.
- Bloqueo temporal de la cuenta tras intentos fallidos de inicio de sesión y límites de peticiones ante accesos abusivos.
- Separación de la información por negocio y control de acceso por roles.
- Registro de auditoría de las acciones sensibles (inicios de sesión, anulaciones, cambios administrativos).
- Copias de seguridad automáticas de las bases de datos, gestionadas por Amazon RDS.
- Los certificados digitales para facturación electrónica se custodian cifrados en ZyFact, no en Zymera.
- Compromiso de confidencialidad del personal con acceso a datos personales.
10. Sus derechos y cómo ejercerlos
Puede ejercer en cualquier momento, de forma gratuita, sus derechos de:
- Acceso: saber qué datos suyos tratamos, con qué finalidad y a quién se comunicaron.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Cancelación o supresión: pedir la eliminación de sus datos, salvo los que debamos conservar por ley (por ejemplo, los comprobantes fiscales).
- Oposición: oponerse a un tratamiento basado en el interés legítimo o con fines comerciales.
- Revocación del consentimiento.
Procedimiento:
- Escriba a info@mafasof.com con el asunto «Derechos de datos personales», indicando su nombre, cédula o NIT, el derecho que ejerce y una copia de su documento de identidad.
- Acusamos recibo en un máximo de 2 días hábiles.
- Respondemos en un máximo de 10 días hábiles; si fuera necesario ampliar el plazo, se lo informamos antes de que venza.
- Si la solicitud se refiere a datos que un negocio registró sobre usted (por ejemplo, como su cliente, empleado o paciente), la trasladamos a ese negocio, que es el responsable, y se lo informamos.
Si considera que sus derechos no fueron atendidos, puede ejercer la acción de hábeas data ante los tribunales competentes.
11. Cookies
Solo usamos cookies técnicas imprescindibles para mantener la sesión segura (cookies HttpOnly). No usamos cookies de analítica ni de publicidad.
12. Menores de edad
Zymera está dirigido a empresas y profesionales. No recopilamos intencionalmente datos de menores de 18 años como usuarios. Los datos de menores que un negocio registre (por ejemplo, pacientes) se tratan bajo la responsabilidad de ese negocio.
13. Incidentes de seguridad
Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo notificamos a los negocios y titulares afectados en un máximo de 72 horas desde su confirmación, con la información disponible y las medidas adoptadas.
14. Cambios a esta política
Publicamos cualquier cambio en esta misma dirección, con su fecha de actualización. Los cambios sustanciales se notifican por correo con al menos 30 días de anticipación.